ファイル共有実現事例

問題点

事務所にあるパソコンで保存されているデータを外出先で確認することができず、メールで送信するなど手間がかかっている。

解決方法

共有するメンバーの人数に応じた課題解決案を講じることができます。

個人事業主の方ならびに小規模事業者の方に導入支援を行い、ご利用いただくことでデータを外出先や複数の従業員で利用できるなど利便性が向上しました。

具体的な流れについて以下に簡単にご紹介します。

データを保持しているパソコンデータの取扱い

共有するデータ容量に依存しますが、データ容量が15GB内に収まるようであれば、Google Drive Desktopを活用して、データをGoogle Driveに移行して同期しつつ、外出先からはGoogle Driveを利用してデータを参照したり、追加等が可能となります。スマホであればアプリを導入することで利便性が向上します。

Google Drive以外にもMicrosoft One Driveはフリープランでは5GBの制約になりますがGoogle Driveと同様に活用する方法があります。

共有するメンバーが5人以内の場合

　Google Drive Basicであれば、年額2,900円で100GBのストレージを共有しつつ、Googleファミリー共有の設定を行うことでストレージの容量を５人と共有することができます。親アカウントにて契約を行い、パソコンデータとの同期設定を行いつつ、共有したいフォルダを指定して、Googleファミリー共有の設定を行ったアカウントに対して共有設定することで実現できます。

　但し、この方法はGoogle Driveに書き込みしたユーザが所有者となること、書き込みしたユーザの空き容量が減ってしまう（空き容量がなくなった後は共有ストレージの空きが利用される）こととなるため、事業で利用する場合には、Googleアカウントを事業者側で払い出したうえで、従業員等に利用してもらう運用が望ましいと考えられます。

　この運用が難しい場合には、以下の方法を検討しましょう。

共有するメンバーが5人を超える場合

　Google Workspaceを利用することが選択肢となります。Business Starterでも月額800円とかなり高額になりますが、上記の運用回避をしない運用が可能となり、メールの送受信に独自ドメインが利用できたり、Google Meetを利用できるなどそのほかのメリットも多くなります。

　Google Workspace以外にも月額899円のMicrosoft 365 Business Basicを活用することで同様に実現することもできます。

　そのほかでは、Synology NASキット 2ベイ DS223jに必要に応じたハードディスクを追加することでクラウドにデータを保持せず外出先とやり取りする方法もあります。2TBでは合計で60,000円程度の金額がかかりますが、共有データ容量が多い場合には併せて検討すると良いでしょう。